INFORMATIVA PRIVACY

(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679)

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che consultano il sito internet http://www.otiumrooftop.it/ e/o che utilizzano i servizi, i contenuti e i canali di contatto disponibili sul sito.

L’informativa è resa esclusivamente per il presente sito e non anche per altri siti web eventualmente consultati dall’interessato tramite link esterni.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è OTIUM s.r.l. (P.I. 12375140014), con sede legale in Torino, corso Massimo D’Azeglio n. 60, in persona del legale rappresentante pro tempore, società interamente controllata da TO BE s.r.l. 

Contatti: privacy@tobecompany.com

Il progetto/sito “Otium Rooftop” identifica il locale, i servizi di ristorazione, lounge bar, piscina, eventi e hospitality promossi attraverso il sito.

2. Tipologie di dati personali trattati

Attraverso il sito potranno essere trattate le seguenti categorie di dati personali.

a) Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito possono acquisire, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

Rientrano in questa categoria, a titolo esemplificativo:

• indirizzo IP; 
• nomi a dominio dei dispositivi utilizzati dagli utenti; 
• indirizzi URI/URL delle risorse richieste; 
• data e ora della richiesta; 
• metodo utilizzato per sottoporre la richiesta al server; 
• dimensione del file ottenuto in risposta; 
• codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server; 
• altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente. 

Tali dati non vengono raccolti per identificare direttamente l’utente, ma potrebbero, attraverso elaborazioni e associazioni con dati detenuti da terzi, consentirne l’identificazione.

b) Dati forniti per prenotazioni ristorante, lounge bar, piscina o altri servizi

Qualora l’interessato utilizzi i moduli o i canali di contatto disponibili sul sito per richiedere una prenotazione o informazioni relative ai servizi offerti, potranno essere trattati dati quali:

• nome e cognome; 
• indirizzo e-mail; 
• numero di cellulare, necessario per la gestione operativa della prenotazione e per eventuali comunicazioni relative a conferme, modifiche, cancellazioni, ritardi o altre esigenze connesse al servizio richiesto;
• tipologia di servizio richiesto, ad esempio ristorante, lounge bar, piscina, aperitivo, esperienza o altra formula disponibile; 
• eventuali note o richieste particolari inserite dall’utente; 
• eventuali dati necessari alla conferma, modifica o cancellazione della prenotazione. 

Tali dati sono necessari per gestire la richiesta dell’interessato e per consentire al Titolare di organizzare correttamente il servizio richiesto.

c) Dati forniti per richieste relative a eventi privati, aziendali o iniziative dedicate

In caso di richiesta di informazioni o preventivi relativi a eventi privati, aziendali, ricorrenze, presentazioni, cene, aperitivi, feste, shooting, attività promozionali o altre iniziative da organizzare presso Otium Rooftop, potranno essere trattati:

• nome e cognome del referente; 
• indirizzo e-mail; 
• numero di telefono; 
• eventuale azienda, ente o realtà rappresentata; 
• ruolo o qualifica del referente; 
• tipologia di evento o iniziativa richiesta; 
• numero indicativo di partecipanti; 
• esigenze organizzative, logistiche, di allestimento o food & beverage; 
• eventuali ulteriori informazioni inserite nella richiesta.

d) Dati relativi ad allergie, intolleranze o esigenze alimentari

Nell’ambito di prenotazioni, eventi, servizi di ristorazione, aperitivi, lounge bar o esperienze food & beverage, l’interessato può comunicare spontaneamente, anche tramite i campi note o altri campi disponibili nel form di prenotazione, informazioni relative ad allergie, intolleranze alimentari, esigenze dietetiche o altre necessità particolari.

Tali informazioni saranno trattate esclusivamente nei limiti necessari alla gestione della prenotazione o all’erogazione del servizio richiesto.

Poiché tali dati possono rivelare informazioni relative alla salute dell’interessato, il trattamento avverrà, ove necessario, sulla base del consenso esplicito dell’interessato o di altro idoneo presupposto previsto dall’art. 9 GDPR.

e) Dati relativi a gift card, voucher, esperienze regalo 

In caso di acquisto o attivazione di gift card, voucher, esperienze regalo o formule analoghe, potranno essere trattati:

• dati identificativi e di contatto dell’acquirente o richiedente; 
• dati identificativi e di contatto dell’eventuale destinatario; 
• tipologia di gift, voucher, esperienza o membership richiesta; 
• importo, validità e condizioni di utilizzo; 
• eventuale messaggio personalizzato; 
• dati relativi al pagamento, ove applicabile. 

L’interessato che comunica dati di terzi, ad esempio destinatari di gift card o voucher, dichiara di essere legittimato a farlo e si impegna, ove necessario, a informare tali soggetti del trattamento dei loro dati.

f) Dati relativi a pagamenti, caparre, penali o documentazione amministrativa

Nel caso in cui la prenotazione, l’acquisto di servizi, gift card, membership, eventi o altre esperienze comporti pagamenti, caparre, preautorizzazioni, penali o emissione di documenti fiscali, potranno essere trattati:

• dati identificativi e di contatto del cliente; 
• dati fiscali o amministrativi; 
• importo, causale e data del pagamento; 
• estremi contabili; 
• dati relativi a fatture, ricevute o documentazione fiscale; 
• eventuali informazioni gestite da istituti di credito o prestatori di servizi di pagamento. 

Il Titolare non tratta necessariamente i dati completi degli strumenti di pagamento, che potranno essere gestiti direttamente da soggetti terzi autorizzati, quali istituti di credito o prestatori di servizi di pagamento.

g) Dati forniti per l’iscrizione alla newsletter e per comunicazioni promozionali

Qualora l’interessato si iscriva alla newsletter o acconsenta a ricevere comunicazioni informative e promozionali, potranno essere trattati:

• indirizzo e-mail; 
• nome e cognome; 
• numero di telefono, ove richiesto; 
• data e ora dell’iscrizione o della raccolta del consenso; 
• indirizzo IP e log tecnici relativi alla raccolta del consenso; 
• eventuali dati relativi all’apertura delle comunicazioni o all’interazione con i contenuti, ove utilizzati strumenti di misurazione. 

Le comunicazioni potranno riguardare aggiornamenti, iniziative, offerte, eventi, esperienze, servizi, promozioni, proposte commerciali e attività relative a Otium Rooftop e/o ad altri progetti, servizi o iniziative del Titolare, nei limiti del consenso prestato.

h) Immagini, fotografie, video e contenuti promozionali

Il sito può pubblicare immagini, fotografie, video o altri contenuti relativi agli ambienti, ai servizi, agli eventi, alle esperienze e alle attività svolte presso Otium Rooftop.

L’utilizzo di immagini panoramiche o generali, prive di specifico focus sulla singola persona, potrà avvenire per finalità informative, documentative e promozionali, nel rispetto dei principi di correttezza, minimizzazione e tutela della dignità degli interessati.

Per immagini, video, interviste o contenuti nei quali la persona sia chiaramente identificabile e costituisca il soggetto principale della ripresa, il Titolare provvederà, ove necessario, ad acquisire specifico consenso o liberatoria.

In occasione di specifici eventi potranno essere rese ulteriori informative brevi o cartelli informativi presso i luoghi di svolgimento.

i) Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito può utilizzare cookie tecnici e, ove presenti, cookie analitici, funzionali, pubblicitari, di profilazione, marketing, social plugin o altri strumenti di tracciamento.

Per maggiori informazioni si rinvia alla specifica Cookie Policy disponibile sul sito.

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali saranno trattati per le seguenti finalità.

Finalità del trattamento	Base giuridica
Consentire la navigazione e il corretto funzionamento tecnico del sito	Legittimo interesse del Titolare alla gestione tecnica e alla sicurezza del sito
Garantire la sicurezza del sito, prevenire utilizzi illeciti, accessi non autorizzati o attività fraudolente	Legittimo interesse del Titolare alla sicurezza informatica e alla tutela dei propri sistemi
Rispondere a richieste di informazioni, prenotazioni, disponibilità, modifica o cancellazione di prenotazioni relative a ristorante, lounge bar, piscina o altri servizi	Esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato o esecuzione del servizio richiesto
Gestire richieste di preventivo, informazioni o organizzazione di eventi privati, aziendali o iniziative dedicate	Esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato
Organizzare e gestire eventi privati, aziendali, ricorrenze, feste, iniziative commerciali o esperienze personalizzate	Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato
Trattare eventuali dati relativi ad allergie, intolleranze o esigenze alimentari comunicati dall’interessato per la corretta erogazione del servizio	Consenso esplicito dell’interessato, ove necessario; esecuzione del servizio richiesto nei limiti consentiti dalla normativa applicabile
Gestire gift card, voucher, esperienze regalo, membership o formule analoghe, ove disponibili	Esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali richieste dall’interessato
Gestire pagamenti, caparre, preautorizzazioni, penali, ricevute, fatture e documentazione amministrativa	Esecuzione del contratto; obbligo di legge per gli adempimenti fiscali e contabili
Riscontrare comunicazioni spontanee, reclami, richieste amministrative o altre comunicazioni inviate dall’utente	Esecuzione di misure richieste dall’interessato o legittimo interesse del Titolare a riscontrare le comunicazioni ricevute
Inviare newsletter, comunicazioni informative, promozionali e commerciali relative a iniziative, eventi, servizi, esperienze, offerte e attività del Titolare	Consenso dell’interessato
Realizzare e pubblicare contenuti fotografici, video, promozionali o documentativi relativi agli ambienti, ai servizi, agli eventi e alle attività del Titolare	Consenso, liberatoria, legittimo interesse documentativo/promozionale o altro idoneo presupposto giuridico, secondo il contesto
Accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, stragiudiziale o amministrativa	Legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti
Gestire cookie e strumenti di tracciamento tecnici necessari al funzionamento del sito	Legittimo interesse del Titolare al corretto funzionamento tecnico del sito
Gestire cookie analitici non anonimizzati, cookie pubblicitari, marketing, profilazione, social plugin o altri strumenti di tracciamento non tecnici	Consenso dell’interessato, ove richiesto dalla normativa applicabile

4. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati richiesti per prenotazioni, richieste informazioni, richieste eventi, acquisti, gift card, membership o servizi analoghi è necessario per consentire al Titolare di riscontrare la richiesta e/o erogare il servizio richiesto. Il conferimento del numero di telefono o cellulare nell’ambito del form di prenotazione è necessario per consentire al Titolare di gestire operativamente la richiesta e di contattare l’interessato per conferme, modifiche, cancellazioni, ritardi, variazioni o altre comunicazioni strettamente connesse al servizio richiesto.

Il mancato conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori potrà comportare l’impossibilità di inviare la richiesta, confermare la prenotazione, acquistare il servizio o fruire dell’esperienza richiesta.

Il conferimento di dati relativi ad allergie, intolleranze o esigenze particolari è facoltativo, ma potrebbe essere necessario per consentire al Titolare di gestire correttamente il servizio e tutelare l’interessato durante la fruizione dell’esperienza.

Il conferimento dei dati per finalità newsletter, promozionali o marketing è facoltativo. Il mancato consenso non pregiudica la possibilità di navigare il sito, effettuare prenotazioni, richiedere informazioni o acquistare servizi.

5. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avverrà mediante strumenti informatici, telematici e, ove necessario, cartacei, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio, al fine di prevenire la perdita, l’uso illecito o non corretto dei dati, l’accesso non autorizzato, la divulgazione, la modifica o la distruzione degli stessi.

6. Destinatari dei dati personali

6.1. Trasferimenti infragruppo 

I dati potranno essere comunicati e condivisi con società appartenenti al Gruppo TO BE, nel rispetto delle condizioni di liceità del trattamento e dei diritti degli interessati per finalità amministrative, contabili, organizzative e di gestione interna del gruppo.

6.2. Trasferimenti esterni

I dati personali potranno essere trattati da personale, collaboratori e soggetti autorizzati dal Titolare, nei limiti delle rispettive mansioni e secondo specifiche istruzioni.

I dati potranno inoltre essere comunicati, ove necessario, alle seguenti categorie di soggetti:

• fornitori di servizi informatici, hosting, manutenzione e gestione del sito; 
• fornitori di servizi di posta elettronica, newsletter, CRM, sistemi di prenotazione o strumenti gestionali; 
• consulenti amministrativi, fiscali, contabili, legali o del lavoro; 
• istituti bancari e prestatori di servizi di pagamento; 
• fornitori e soggetti coinvolti nell’erogazione dei servizi richiesti, nella gestione delle prenotazioni, degli eventi, della ristorazione, dell’accoglienza, della logistica o degli allestimenti; 
• soggetti coinvolti nella gestione di gift card, voucher, membership o esperienze, ove applicabile; 
• fotografi, videomaker, agenzie di comunicazione o soggetti coinvolti nella realizzazione di contenuti promozionali o documentativi; 
• autorità pubbliche, enti o soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge; 
• soggetti incaricati del recupero crediti o della tutela dei diritti del Titolare. 

I soggetti esterni che trattano dati personali per conto del Titolare saranno, ove necessario, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

I dati personali non saranno diffusi, salvo il caso di immagini, video o contenuti pubblicati sul sito o sui canali del Titolare, ove ciò avvenga sulla base di idoneo presupposto giuridico.

7. Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

I dati personali saranno trattati prevalentemente all’interno dello Spazio Economico Europeo.

Qualora, per esigenze tecniche connesse all’utilizzo di servizi informatici, hosting, posta elettronica, piattaforme gestionali o strumenti analoghi, si rendesse necessario trasferire dati verso Paesi terzi, il trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e ss. GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea o, in mancanza, mediante adeguate garanzie, quali le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea.

8. Periodo di conservazione

I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti.

In particolare:

Categoria di dati	Periodo di conservazione
Dati di navigazione	Per il tempo necessario alla gestione tecnica e sicurezza del sito, salvo esigenze di accertamento di illeciti
Dati relativi a richieste informazioni o contatti spontanei	Per il tempo necessario a riscontrare la richiesta e, di norma, non oltre 12 mesi dall’ultimo contatto, salvo instaurazione di un rapporto ulteriore
Dati relativi a prenotazioni ristorante, lounge bar, piscina o servizi analoghi	Per il tempo necessario alla gestione della prenotazione e, successivamente, per un periodo ragionevole connesso a esigenze organizzative, amministrative o di tutela dei diritti
Dati relativi a eventi privati, aziendali o iniziative dedicate	Per il tempo necessario alla gestione della richiesta o dell’evento e, successivamente, per il periodo necessario ad adempiere obblighi di legge o tutelare i diritti del Titolare
Dati particolari relativi ad allergie, intolleranze o esigenze alimentari	Per il solo tempo necessario alla gestione della prenotazione, evento o servizio richiesto, salvo diverso obbligo di legge
Dati relativi a gift card, voucher, membership o esperienze	Per il tempo necessario alla gestione del servizio e, successivamente, per il periodo necessario ad adempiere obblighi di legge o tutelare i diritti del Titolare
Dati relativi a pagamenti, fatture, ricevute e documentazione amministrativo-contabile	Per il periodo previsto dalla normativa civilistica, fiscale e contabile, di norma 10 anni
Dati relativi a newsletter e comunicazioni promozionali	Fino alla revoca del consenso o alla richiesta di disiscrizione
Log relativi al consenso newsletter o marketing	Per il tempo necessario a dimostrare la corretta raccolta del consenso
Immagini, fotografie, video o contenuti pubblicati	Per il tempo di pubblicazione coerente con le finalità informative, documentative o promozionali perseguite, salvo revoca del consenso ove il trattamento si fondi sul consenso
Dati trattati per tutela dei diritti	Per il tempo necessario alla gestione della controversia e comunque nei limiti dei termini di prescrizione applicabili

Alla scadenza dei termini di conservazione, i dati saranno cancellati, anonimizzati o conservati esclusivamente ove necessario per adempiere obblighi di legge o tutelare diritti del Titolare.

9. Collegamenti a siti terzi o social network

Il sito può contenere link a siti web di terzi, pagine social, piattaforme esterne, strumenti di mappe, sistemi di prenotazione, sistemi di pagamento, partner commerciali o altri servizi online.

La presente informativa non si applica ai trattamenti effettuati da soggetti terzi o piattaforme esterne, rispetto ai quali l’interessato è invitato a consultare le relative informative privacy.

10. Diritti dell’interessato

L’interessato potrà esercitare, nei limiti e alle condizioni previste dagli artt. 15 e ss. GDPR, i seguenti diritti:

• ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano; 
• accedere ai propri dati personali; 
• ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione dei dati incompleti; 
• ottenere la cancellazione dei dati, nei casi previsti dalla normativa; 
• ottenere la limitazione del trattamento; 
• opporsi al trattamento, nei casi previsti dalla normativa; 
• ricevere i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, ove applicabile; 
• revocare il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca; 
• proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. 

Le richieste potranno essere inviate al Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.

11. Reclamo all’Autorità di controllo

L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito istituzionale dell’Autorità.

12. Aggiornamenti della presente informativa

La presente informativa potrà essere aggiornata nel tempo, anche in ragione di modifiche normative, tecniche o organizzative.

Si invita pertanto l’interessato a consultare periodicamente questa pagina.

Ultimo aggiornamento maggio 2026